Notion Hebdo #3 : Architecture, Monday VS Notion, ... 🗞

Pour cette nouvelle édition, je te partage mon process de création d'environnement. Je reviens sur la relation Monday/Notion, sans oublier les dernières actualités ainsi qu'une sélection de modèles.

févr. 24, 2023

Demat 👋

Bienvenue aux nouvelles personnes qui ont rejoint Notion Hebdo depuis la dernière édition. Vous êtes désormais quasiment 200 personnes à suivre cette newsletter 💛

Lors de l’écriture de la première newsletter, je n’aurai jamais imaginé atteindre ce pallier aussi vite et encore moins avec deux éditions. Merci pour vos lectures et vos retours 😊

Je vous souhaite une bonne lecture 📚.

Tony

Comment construire l’architecture d’un espace Notion ? 🎯

Dans le cadre de mon activité, je construis régulièrement des environnements complets sous Notion pour une variété de besoins. La flexibilité de Notion est une de ses forces, il nous permet de créer toutes sortes d’environnements pour bien faire correspondre les besoins et le fonctionnement attendu.

Cependant à l’image de la construction d’une maison, il nous faut poser de bonnes fondations pour que notre environnement dure dans le temps et réponde de manière efficiente à notre besoin. Aujourd’hui, je te partage en toute transparence mon processus de création d’environnement.

Tout commence par une découverte

C’est le début de l’aventure, ici l’important est de réussir à comprendre le périmètre de l’environnement à construire. Pour cela, voici un ensemble de questions utiles :

Pourquoi Notion ?
Quels sont les besoins ?
Quels sont les objectifs de l’espace de travail ?
À qui s’adresse-t-il et pour combien de personnes ?
Quel est le degré de collaboration ?
Qui s’occupera de l’évolution du Notion ?

Les questions sur le collaboratif et sur les équipes permettent également de réfléchir sur les droits et les permissions de chacun dans l’espace : les espaces d’équipe, la consultation, les commentaires, l’écriture, …

Puis il est temps de dessiner les informations

Comme échangé dans la première édition, il est primordial de réfléchir aux liens entre les informations dans ton espace et de poser ces informations sur feuille, sur un tableau blanc ou sur un outil en ligne comme Whimsical. Sous forme de carte mentale ou de schémas plus traditionnels, l’important est de visualiser comment les informations vont travailler ensemble.

Voici quelques questions clés :

Quelles sont les pages importantes de ton environnement ?
Quelles sont les bases de données ?
Quelles sont leurs propriétés et leurs liens avec les autres bases ?
Est-ce qu’il y a des liens avec des outils externes ?
Qui a accès à ces bases de données ?

Dans la première édition, j’évoquais l’apprentissage du temps long avec Notion mais également avec beaucoup d’autres outils. Un conseil qui s’applique bien ici : ne part pas dans la construction d’un paquebot alors qu’un Optimist fera bien l’affaire au début.

Enfin, il est question de personnalisation

Maintenant qu’il y a une base d’architecture autant sur les bases de données que sur les pages, il est temps de visualiser la personnalisation de l’espace. C’est une donnée importante car pour embarquer l’ensemble des collaborateurs dans l’usage de l’espace, plus celui-ci est personnalisé selon les attentes de chacun, plus il sera utilisé.

Voici quelques questions pour illustrer cette appropriation collective et individuelle :

Quels sont les pages où un tableau de bord est à imaginer ?
Comment sera composé chaque tableau de bord ?
Quels sont ceux individuels (fiche client, fiche produit, accueil salarié, ..) ?
Et ceux collectifs ?

L’objectif ici est de visualiser les vues personnalisées qui vont être utilisées dans ton espace. Lors de la création, ou de la mise à jour de celui-ci, tu auras ainsi déjà des idées de filtre à appliquer et de propriétés à afficher. Cependant, comme pour les bases de données et pages, fait attention à ne pas trop surcharger.

Une architecture en mutation

Désormais, tu as une architecture qui représente ce que tu souhaites construire avec Notion. Mais ce n’est que la première étape, il faut passer à la pratique. À ce moment-là, si sur les étapes précédentes tu as gardé à l’esprit de ne pas construire une Ferrari alors que tu as besoin d’une Clio, sa réalisation va être beaucoup plus facile.

Pour autant, garde à l’esprit que ton environnement va être en mutation perpétuelle et c’est très bien. De cette manière, tu arriveras à un espace qui te correspond et aux personnes autour de toi. Tu exploites le plein potentiel de ton Notion en acceptant un apprentissage sur le temps long par itération 😉.

Un challenge Notion

Pour aller plus loin sur l’architecture, je réfléchis à lancer prochainement un challenge Notion gratuit sur une semaine. L’idée est de faire des lives chaque midi pour échanger et partager des astuces avec toi pour t’aider à construire ton environnement idéal 🙂.

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Les dernières actualités 🗞

Depuis le début d’année, l’équipe de Notion garde un rythme important sur la sortie de nouvelles fonctionnalités. Voici ma sélection de 3 nouveautés importantes dévoilées ces derniers jours 💻.

Les statistiques de page

C’est une nouveauté qui avait été annoncée par Notion il y a quelques semaines, l’arrivée de statistiques sur la consultation des pages et de l’environnement dans son ensemble. Concrètement à côté de l’icône de temps, qui permet d’accéder aux révisions de la page, tu as désormais un onglet “analyses”. À l’intérieur, un graphique représentant la fréquentation est disponible avec un filtre par période.

Avec cette nouveauté, Notion permet également d’avoir des statistiques avancées sur l’espace en entier pour l’offre entreprise. À noter que cette fonctionnalité de statistiques sur la page ou l’environnement est désactivable dans les paramètres de l’environnement et qu’il est possible également de la gérer depuis la page dans les paramètres de celle-ci.

En savoir plus : https://www.notion.so/fr-fr/help/page-analytics

Notion AI est officiellement lancé

C’est la grande annonce de la semaine, Notion AI est disponible pour tous en option pour chacune des offres payantes mais aussi l’offre gratuite. Le prix est de 8$ ou 10$ par mois selon le mode de paiement (annuel ou mensuel). Pour le lancement un crédit de 20 exécutions est offert pour tester le produit. Avec Notion AI, tu bénéficies d’un assistant d’écriture qui te permet de corriger, traduire ton contenu mais aussi t’aider dans sa génération.

Personnellement, même si le prix est moins cher que ChatGPT Pro ou que Jasper, c’est un prix non négligeable par utilisateur qui va certainement rebuter plus d’une personne. À suivre les prochaines semaines et mois sur l’adoption.

En savoir plus : https://www.notion.so/fr-fr/product/ai

L’agenda en vue semaine

Une nouvelle option pour afficher en semaine et pas au mois son agenda est disponible dans les paramètres de la vue. C’est une fonctionnalité demandée depuis un temps notamment car la vue au mois n’est pas dans beaucoup de besoins la plus efficiente.

Par exemple avec cette nouvelle option, tu peux facilement avoir une vue d’ensemble en calendrier de tes tâches sur la semaine en fonction de leur priorité. Pratique sur un tableau de bord où auparavant la vue mensuelle n’était pas réellement intégrable côté ergonomie.

En savoir plus : https://www.notion.so/fr-fr/help/calendars

Une sélection de modèles

Pour cette nouvelle sélection, je te propose 3 modèles intéressants à regarder :

Calendrier 2023 : il s’agit d’un modèle Notion pour gérer son planning 📅 sur toute l’année : jours, mois, semaines, … J’utilise également un planning similaire très pratique au quotidien (repas, habitudes, pro, ..) . Ce modèle gratuit est prêt à l’emploi et a été créé par Audrey Bernard, une ambassadrice Notion également.
CRM Commercial : Un modèle de base fourni par Notion qui te permet d’avoir une structure de CRM directement personnalisable en fonction de tes attentes 🎯.
Gestion clients et prospects pour photographe : un modèle proposé par Jérémy Stenuit, un autre ambassadeur et créateur, lui-même photographe et qui utilise Notion pour gérer son activité 📷.

Pourquoi Notion a refusé d'être un “Works OS” ?

Je te propose de revenir quelques années en arrière en 2019 sur l’apparition d'un terme en lien avec Notion et Monday, les Works OS. Un terme marketing qui n'a pas disparu mais dont la popularité décroît depuis. À cette époque, Notion avait encore la limite de 1 000 blocs utilisables dans la version gratuite. Nous étions nombreux à posséder plusieurs espaces pour dépasser cette limite. Personnellement j’en étais à une dizaine 😂. Ce n'est qu'à la mi-2020 que Notion changea son offre en abandonnant cette limite permettant ainsi une explosion de son usage et de sa courbe d'utilisateurs à moyen terme 📈.

Monday était déjà à cette période un concurrent important de Notion. Même si leur positionnement était différent, il y avait une réelle comparaison entre les deux outils sur la gestion de projets mais plus globalement sur la création d'outils de gestion. Sur un autre aspect, un terme marketing est venu se greffer pour pouvoir catégoriser plus facilement ces outils. Ce terme, “Work OS”, regroupe un ensemble d'outils permettant la création d’environnements de travail centralisant différents usages répartis jusqu’ici sur plusieurs autres outils.

Devant l'apparition du terme Work OS, et la multiplication des articles et vidéos autour du sujet, il y avait une vraie opportunité marketing à saisir pour les acteurs cités dans ces contenus afin de se positionner comme la référence des Work OS. Notion était régulièrement cité en référence pour son potentiel et sa facilité d'utilisation, pourtant Notion a refusé l'opportunité marketing. De son côté, Monday en a fait le cœur de sa stratégie d’acquisition en se déclarant comme le leader sur ce domaine.

Derrière cette histoire de concurrence et de terme marketing, Notion a fait le choix de ne pas s’enfermer dans une catégorie d’usages et de cultiver sa différence pour partager ses valeurs et atteindre son objectif : rendre accessible à tous la création d’outils de gestion, qu’ils soient personnels ou professionnels. Lorsque j'interviens en local ou en ligne sur une sensibilisation à Notion, j'insiste souvent sur sa philosophie au-delà de ses fonctionnalités.

Si tu veux en savoir plus sur la mission des fondateurs de Notion, je t’invite à regarder cette vidéo 🇬🇧 sortie dernièrement qui revient sur son origine et leurs valeurs.